3 Praktische Tips om e-mail-overload te voorkomen in Outlook: Hoe hou je je Inbox onder controle?

Daarom hebben we voor jou en je team 3 handige tips geschreven die je gaan helpen de e-mailstroom te beteugelen en je Inbox in Outlook beter te beheersen. Daar gaan we dan.

Tip 1: Stel Email Regels in

Met regels kun je e-mails automatisch verplaatsen, markeren en beantwoorden. Maar wist je dat je ook geluiden kan laten afspelen, berichten naar mapjes kan laten verhuizen of pop-ups kan laten verschijnen voor nieuwe berichtjes? Handig he?

De makkelijkste en meest voorkomende regel is eentje die een bericht van die ene persoon of met dat ene woordje in de onderwerpregel, automatisch naar een ander mapje verplaatst. Je kunt dit heel simpel instellen vanuit een berichtje dat je al een keer hebt ontvangen. Probeer maar eens, je zult zien hoe lekker het werkt!

Hoe stel je regels in?

• Klik met de rechtermuisknop op een bericht in je Inbox of een ander e-mailmapje en kies voor 'Regels'.

• Klik met de rechtermuisknop op een bericht dat je al eens hebt ontvangen om een nieuwe regel aan te maken. Kies één van de opties die je ziet. Outlook stelt zelf al voor om een regeltje te maken op basis van wie het bericht heeft gestuurd en aan wie. Wil je meer opties zien? Klik dan op 'Regel aanmaken'.
• In het schermpje dat dan opent, selecteer je één of meerdere van de eerste drie vakjes.
• Klik op 'Regel aanmaken' om je nieuwe regeltje te maken. In het volgende gedeelte, als je wilt dat je nieuwe regeltje een e-mail naar een ander mapje verplaatst, vink dan het vakje 'Verplaats het item naar mapje' aan. Daarna kies je het mapje uit in het schermpje dat opent, en dan klik je op OK.

• Je kan berichtjes verplaatsen naar een bestaand mapje, of je maakt gewoon een nieuw mapje aan. Klik op OK om je nieuwe regeltje op te slaan. En voila, je bent klaar!

Let op: wil je dat je nieuw regel ook werkt op berichten die je al eerder hebt ontvangen? Vink dan het vakje aan in het bevestigingsscherm dat je ziet nadat je op OK hebt geklikt. Klik nog een keer op OK, en dan is het gefikst!

Tip 2: Gebruik het filter “Ongewenste Email”

Vaak wel bekend maar weinig gebruikt, email taken. Je kan van een e-mail heel gemakkelijk een taak maken in Outlook. Stel je voor, je krijgt een e-mail met een klusje dat je moet doen. In plaats van die e-mail te laten verdrinken tussen al je andere berichtjes, maak je er gewoon een taak van. Dit doe je door de e-mail naar het takenlijst-icoontje te slepen, die aan de linkerkant van je scherm staat. Vul nog wat extra details in zoals de deadline en eventuele opmerkingen en voila! Jouw e-mail is omgetoverd in een taak en gaat niet meer verloren in de e-mailjungle.

Hoe beheer je ongewenste email?

• Aan de bovenkant van het scherm, kies je voor 'Instellingen' (daar zie je zo'n tandwieltje staan) en dan 'Mail'.
• Onder 'Opties', kies je voor 'Blokkeer of sta toe'.
• Hieronder vind je de verschillende opties voor het blokkeren of toestaan van e-mailadressen en domeinen.
  

BELANGRIJK: De server die je mailbox host, kan instellingen voor het filteren van ongewenste mail hebben die berichten blokkeren voordat ze je mailbox bereiken.